Referencia
Departamento de tecnología externo: qué determina lo que cuesta
Pides dos propuestas para lo mismo y vuelven con dos números que no se parecen, porque están respondiendo a preguntas distintas. Esto es qué mueve la cifra de verdad, y cómo hacer que las dos respondan a la misma.
Qué es, exactamente
Un departamento de tecnología externo es que la responsabilidad de que tu software exista, funcione y siga evolucionando esté fuera de tu organización, con una hoja de ruta que se decide contigo. No es un encargo con fecha de fin: es la función completa, sostenida en el tiempo.
La diferencia con un proyecto cerrado no es de tamaño, es de forma. Un proyecto termina cuando lo entregado está en producción, y ahí alguien tiene que recogerlo. Un departamento no termina, porque lo que se contrata no es una entrega: es que haya quien responda del sistema el martes que se cae y el trimestre que hay que replantear el rumbo.
Las siete cosas que mueven la cifra
Ninguna es una tarifa. Todas son propiedades de tu situación, así que las puedes contestar tú antes de hablar con nadie — y contestarlas es lo que hace comparables dos propuestas.
- Qué tiene que seguir funcionando mientras cambia
- Un sistema que puede pararse una noche y uno que no pueden compartir plan pero no comparten coste. Todo lo que hace falta para cambiar sin parar —despliegues sin corte, poder volver atrás, entornos que se parezcan a producción— existe por esa exigencia y sólo por ella.
- Cuánta superficie hay
- No líneas de código: piezas que hay que sostener. Cada sistema, cada integración con un tercero y cada plataforma en la que se publica —web, iOS, Android— es una cosa más que se rompe por su cuenta, se actualiza por su cuenta y hay que probar por su cuenta.
- Qué se sabe del sistema
- La pregunta concreta es si se puede levantar desde cero en una máquina limpia siguiendo un documento. Si la respuesta es que no, lo primero que se hace es averiguarlo, y eso es trabajo antes de que empiece el trabajo. Es el factor que más varía entre dos situaciones que parecen iguales.
- Qué se puede tocar
- Una versión del lenguaje sin soporte, una dependencia congelada porque nadie sabe qué se rompe al subirla, una base de datos que ya no recibe parches. Cada una convierte un cambio de una tarde en un cambio con requisitos previos, y los requisitos previos son la parte que nadie presupuesta.
- Qué te obligan a acreditar
- El ENS si tu cliente es una administración española, una ISO si te la exige tu comprador, el RGPD siempre. Trazabilidad, control de accesos, registro de cambios y evidencia de que todo eso ocurre son trabajo real, y no se hacen una vez: se sostienen todos los meses.
- Cuánto tiene que aguantar sin ti
- Que alguien conteste a las tres de la mañana cuesta distinto que contestar el lunes a las nueve, y la diferencia no es el aviso: es lo que hay que tener montado para que ese aviso signifique algo. Ponerle una ventana concreta a la respuesta es lo que hace comparables dos números.
- Cuánto cambia el rumbo
- Un plan que se replantea cada mes se sostiene con una arquitectura preparada para absorber ese cambio sin rehacer lo ya construido, y eso se decide al principio. No es peor ni mejor que un rumbo estable: es otra cosa, y hay que decir cuál de las dos es la tuya.
Y cuatro que pesan menos de lo que parece
- El lenguaje de programación. Casi nunca decide nada. Lo que decide es cuántas versiones de retraso lleva y si la que corre todavía recibe parches de seguridad.
- Qué nube es. Si lo que corre encima está construido con piezas abiertas, el proveedor es intercambiable y la elección deja de ser estructural. Si no lo está, entonces la nube no es un coste: es una atadura, y ése es otro problema.
- Cuántas pantallas tiene. Veinte pantallas sobre un modelo de datos limpio cuestan menos que tres sobre reglas de negocio que nadie ha escrito nunca. Lo que se paga está debajo de la pantalla.
- La cifra de la primera propuesta. El precio de entrada dice poco si no dice qué pasa el mes trece. Lo que hay que comparar es el coste de la relación entera, incluido el de terminarla.
Cómo hacer comparables dos propuestas
Dos propuestas se comparan cuando responden a la misma pregunta escrita con las mismas palabras. Éstas son las cinco que casi nunca se hacen, y las cinco donde está la diferencia entre los dos números.
Qué está dentro y qué se factura aparte
Los entornos de pruebas, la integración continua, la monitorización, las actualizaciones de seguridad, las respuestas fuera de horario. Cada uno existe en las dos propuestas: la pregunta es si está dentro del número o llega después en otra línea.
De quién es cada cosa al terminar
El código, la organización de repositorios, las cuentas de nube, los dominios, las cuentas de las tiendas de aplicaciones. Pídelo por escrito y pídelo antes de firmar: en España, si el contrato no dice que el código es tuyo, puede que no lo sea.
Qué pasa cuando termina
Cuánto solape hay, qué se entrega y en qué estado. Pídelo por escrito antes de firmar: un plan de salida escrito se lee en diez minutos, y uno que hay que improvisar cuesta semanas.
Qué pasa cuando cambia el alcance
En un encargo cerrado, un cambio es una renegociación. En una relación continua, es el lunes. Saber cuál de las dos estás comprando explica la mitad de la diferencia entre los dos números.
Qué acreditan sobre sí mismos
Qué certificaciones tienen, con qué alcance y quién las emitió; con qué instrumento amparan la transferencia de datos si están fuera de tu país; y si firman el contrato de encargo del tratamiento antes del primer acceso. Si te lo tienen que preparar, todavía no existe.
Las dos formas que toma, y en qué se diferencian
Que el trabajo sea el mismo no significa que se contrate igual. La diferencia está en qué es lo que se acuerda, y de ahí sale todo lo demás.
| Un encargo con fecha de fin | Una relación continua | |
|---|---|---|
| Responde a | «Necesito que algo exista» | «Necesito un equipo de tecnología» |
| Se acuerda | Un alcance y un resultado | Una dedicación mensual acordada |
| La hoja de ruta | Se cierra antes de empezar | Se decide contigo sobre la marcha |
| Un cambio de rumbo | Es una renegociación | Es el lunes |
| Termina | Sí: cuando está en producción | No tiene fecha de fin |
| Al final tienes | Un producto funcionando, con su documentación | Un departamento de tecnología que no tuviste que montar |
Se encadenan más de lo que compiten: lo habitual es que algo tenga que existir primero y que después haya que sostenerlo. Empezar por el que resuelve lo que tienes hoy delante no te cierra el otro.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuesta menos un departamento externo que montar el equipo dentro?
- Depende de una cosa que se puede contestar antes de mirar ningún número: cuánto tarda tu organización en poder empezar. Montar la función dentro exige selección, incorporación y que alguien la dirija, y hasta que eso ocurre el sistema no avanza. Un departamento externo empieza con el sistema ya en marcha. Lo que se compara no son dos tarifas: son dos calendarios y dos riesgos distintos.
- ¿Por qué no publicáis una cifra?
- Porque una cifra publicada sin conocer las siete cosas de esta página sería una cifra inventada, y al llegar a la propuesta real habría que corregirla hacia arriba. Lo que sí está fijado de antemano es el criterio: qué mueve el número y qué no. Con eso puedes comparar propuestas antes de recibir la nuestra.
- ¿Y si empezamos y no funciona?
- Por eso el plan de salida se lee antes de firmar y no después. Si la organización de repositorios, las cuentas de nube y los dominios están a tu nombre desde el primer día, terminar es una lista corta: se traspasa el conocimiento con solape y se rotan las credenciales. El coste de salir es lo que hay que preguntar mientras todavía no hace falta.
- Ya tenemos a alguien de tecnología. ¿Encaja o sobra?
- Encaja, y de hecho es la situación más común. Quien está dentro conoce el negocio y las decisiones que se tomaron y por qué, y eso no se sustituye. Lo que se aporta desde fuera es la parte que no cabe en una agenda: la arquitectura, la puesta al día de lo que se quedó atrás, las guardias y las plataformas que hoy no se cubren.
- ¿Cuánto se tarda en empezar de verdad?
- Lo que tarde en poder levantarse el sistema desde cero siguiendo un documento. Si eso ya funciona, se empieza a la semana siguiente. Si no, la primera entrega es exactamente eso, y tiene valor por sí sola: a partir de ahí cualquiera puede reproducir tu sistema, nosotros incluidos y quien venga después también.
¿Por dónde empezamos?
Dos formas de arrancar, según lo que tengas hoy delante. Respuesta en un día laborable.